Туристическая и деловая поездка кардинально отличаются между собой. Поэтому правильная организация деловых поездок — неотъемлемая часть любой командировки. Правила организации делового тура также предписывает travel-политика, поэтому их необходимо соблюдать и всегда учитывать, чтобы выглядеть достойно в глазах клиентов и коллег.
Для чего нужны деловые поездки?
Командировка – это неотъемлемая часть рабочего процесса. В любой компании сотрудники вынуждены отправиться в другой город с той или иной целью. Например, перед работником могут стоять такие цели и задачи:
- Провести деловую встречу или переговоры;
- Наладить связь с будущими деловыми партнерами или укрепить отношения с ними;
- Провести совещания в дочерних компаниях;
- Посетить какое-либо профессиональное мероприятие (награждение, выставку, семинар)
Travel-политика
Как уже ранее отмечалось, для организации деловой поездки необходимо соблюдать тревел-политику. Проще говоря, — это свод фундаментальных принципов, которые помогают правильно организовать командировку для сотрудника. Комплексное обслуживание корпоративных клиентов включает:
- Расчет оптимального бюджета на поездку;
- Определение классов и категорий различных видов услуг, которыми будут пользоваться сотрудник;
- Выбор оптимального маршрута по скорости и стоимости;
- Утверждение дедлайна (крайнего срока) для бронирования или аннулирования услуг.
Именно travel-политика позволяет планировать командировки и экономить при этом около 20% годового бюджета компании, ведь вы продумываете каждую мелочь, тем самым сокращаете затраты.
Особенности организации деловых поездок
Очень важно заранее спланировать поездку, чтобы сотрудник компании смог быстро и качественно выполнить свою задачу. Необходимо просчитать бюджет поездки и обеспечить все необходимые условия для комфортного и безопасного тура. Также стоит позаботиться о трансфере и заранее наладить контакт с бизнес-партнерами в другом городе. Не забудьте об оформлении сопутствующих документов – страховки или визы при необходимости.
По итогу вы должны выбрать, каким из существующих видов международных перевозок будет добираться ваш сотрудник. Например:
- морскими перевозками;
- железнодорожным сообщением;
- авиа перелетом;
- автомобильными перевозками.
Если ваша компания находится в «третьей столице России» и планируется командировка на небольшие расстояния, гораздо удобнее и выгоднее оформить заказ автобуса в Нижнем Новгороде. Современные транспортные средства очень комфортабельные и имеют все необходимое, чтобы быстро и безопасно добраться в пункт назначения.
